Hujjatlarni qanday ushlab turish kerakligi haqida tezkor nazorat ro'yxati + nima sindirishi kerak
Qog'oz achchiq va uyga murojaat qilish tizimini boshqaradigan bir surat bo'lishi mumkin, lekin ba'zi hujjatlarga, albatta, osib qo'yish kerak, chunki siz ularga kerak bo'lganda bilishingiz hech qachon. Hujjatlarni qancha vaqt ushlab turishingiz va ular bilan birga ishlaganingizda qaysi parrandalarni parchalashingiz kerakligi haqida dastlabki ma'lumot. Bu ishlaydigan uy-royxatga olish tizimini yaratish va saqlash uchun tezkor ma'lumotnoma sifatida xizmat qilishi kerak.
Birinchidan, siz olgan qog'oz miqdorini qisqartirishni o'ylab ko'ring va siz parchalanish yoki undan kamroq ma'lumot berishingiz kerak.
Buning ma'nosi shundaki, pochta qutisidan qutilish, elektron hujjatlarni imzolash va flipperlarni qabul qilmaslik, siz hech qachon foydalanmayotgan kuponlar yoki siz haqiqatdan ham yo'qligini bilib olishingiz uchun osongina yopishingiz kerak bo'lgan boshqa his-tuyg'ular.
Agar chindan ham qog'oz taqchilligi bilan kurashayotgandek tuyulsa, o'zingizni shug'ullantirishi mumkin bo'lgan joyga tushib qolsangiz, bu sizni dekluttering jarayonida sizga yordam beradigan professionallarga murojaat qiling.
Ikkinchidan, sizda yaxshi pochta boshqarish tizimiga ega bo'lishingiz kerak. Siz kirgan xatni qanchalik samarali ishlatsangiz, unda kamroq siz katta fayllar / parchalash / qayta ishlash seansini amalga oshirishingiz kerak bo'ladi.
Elektron hujjatlashtirish tizimini sozlash
Elektron hujjat topshirish tizimini o'rnatish orqali qog'ozni topshirishdan qutulish sizni bo'sh joydan qutqaradi va sizni qog'oz to'sqinliklaridan qutqaradi. Bu g'alaba. Bugungi kunda elektron hujjat aylanishi tizimi juda ko'p ma'noga ega. Ishni boshlash uchun siz fayllarni, kompyuterda yoki bulutdagi papka tizimini va tashqi qattiq diskni saqlash uchun skaner va joy kerak.
Turli hujjatlar turlarini (misollar: uy-ro'zg'or, soliq, avto, tug'ilish guvohnomalari va boshqalar) uchun umumiy papkalarni o'rnating. Elektron hujjatlashtiruvchi tizimlar qidirish mumkin bo'lganda hujjatni saqlash bilan juda aniq ma'lumot olishning hojati yo'q.
So'ngra, har bir hujjatni skanerlang va tarkibga qarab papkada saqlang.
Muhim xujjatlarning nusxalarini saqlash
Sizning juda muhim hujjatlaringiz uchun ekspertlar nusxalarini saqlashga maslahat beradi.
Bu sizning bulut xotirangizda bir nusxasini va boshqasini qattiq diskda saqlashni bildirishi mumkin. Bundan tashqari, elektron nusxada bitta nusxani va bitta nusxani olov saqlaydigan kassada saqlab turish ham mumkin.
Ushbu hujjatlarni abadiy saqlang
Ushbu hujjatlar doimiy saqlanishi kerak:
Akademik yozuvlar - Diplomlar, transkriptlar va har qanday portfel ishi, kelajakda ishga joylashish uchun foydalanish mumkin.
Qarindoshlik hujjatlari
Baptismal sertifikatlari
Tug'ilganlik guvohnomalari
O'lim guvohnomasi - Soliq maqsadlari uchun zarur bo'lishi mumkin.
Haydovchilik guvohnomalari
Ish bayonnomasi - har qanday moddalar, bitimlar, intizomiy fayllar va ishlash sharhlari.
Nikoh sertifikatlari
Tibbiy yozuvlar
Harbiy yozuvlar
Pasportlar
Pensiya va pensiya qaydnomalari
Ijtimoiy himoya kartalari
Wills
Qisqa vaqtga tejang
Ushbu hujjatlar sizga oylik yoki haftalik ravishda tez-tez tegishi mumkin:
Bank arizalari - 1 oy
Veksellar - har qanday soliq yoki kafillik bilan bog'liq bo'lgan har bir narsa uchun 1 yil, boshqa barcha hisob-kitoblar to'langanidan so'ng parchalanishi kerak.
Kredit kartalari Xarajatlari - to'langan vaqt darhol bo'linadi.
Uyni takomillashtirishga kirishlar - uyga sotilmaguncha davom eting.
Investitsiya yozuvlari - hisobni yopganingizdan yoki xavfsizlikni sotganingizdan 7 yil o'tgach.
Ijara shartlari - Siz ko'chib o'tmaguningizcha va depozitni uy egasidan qaytarib olishingiz kerak.
Vaqtinchalik ish haqi / Ulanish stub - 1 yil, siz W-2 ni olganingizdan so'ng
Sotishdan tushgan arizalar - Kafolat muddatini davom ettiring. Shubhasiz, bu faqat asbob-uskunalar va elektronika kabi katta xaridlar uchun qo'llaniladi. Odatda qaytib kelib tushganligi haqidagi ma'lumotnomaga muhtoj bo'lmasligimni bilsam, oziq-ovqat va kiyim kabi narsalar uchun odatiy hisob-kitoblarni saqlayman.
Soliķ đujjatlari - 7 yil, sizning arizangiz va W-2s kabi barcha ḱujjatlar va tushumlar.
Avtomobil Yozuvlari - qayiq, avtomobil yoki mototsikl sotilguncha turing.
Hujjatlardan qanday qutulish kerak
Parchalanish hujjatlari o'zingizni o'g'irlashdan himoya qilishning asosiy usuli hisoblanadi. (Identifikator o'g'rilikdan o'zingizni qanday himoya qilish kerakligi haqida xavfsizlik bo'yicha mutaxassis Jey Floley bilan intervyu bering). Nimani parchalash kerak? Umumiy qoida quyidagi ma'lumotlardan iborat bo'lishi kerak: hisob raqamlari, tug'ilgan kunlari, qizlar nomlari, parollar va pinlar, imzolar va ijtimoiy xavfsizlik raqamlari.
Shunga qaramay, ular no-miyachilardir.
Mana asoslar:
Hujjatlar hali ham "faol" bo'lsa, siz ularga murojaat qilish va oddiy uyga murojaat qilish tizimini yaratishingiz kerak. Bu esa, hujjatlarni mavzu bo'yicha topshirish va keyinchalik ularni ishlatishdan keyin ularni parchalash demakdir.
Qanday hujjatlarni yo'q qilish
Agar siz ushbu hujjatlar bilan ishlagan bo'lsangiz va endi ularga kerak bo'lmasa, bu sizning parchalanishingiz kerak (hamma narsa - qog'oz ishi kabi - qayta ishlashingiz mumkin).
ATM tushunchalari
Bank bayonnomalari
Tug'ilganlik guvohnomasi
Bekor qilingan va bekor qilingan cheklar
Kredit kartalari
Kredit hisobotlari
Haydovchilik guvohnomalari (muddati o'tgan)
Tanib olishni istagan ish hujjatlari
Vaqtli pasportlar va vizalar
Investitsiyalar hisob raqami #s
Huquqiy hujjatlar
Investitsiya, qimmatli qog'ozlar va ko'chmas mulk bitimlari
Imzo qo'yilgan narsalar (lizing, kontraktlar, xatlar)
Bagaj teglari
Tibbiy va stomatologik yozuvlar
Ijtimoiy sug'urta raqami bo'lgan maqolalar
Parollar yoki PIN raqamlari
To'lovlarni taqsim qiling
Oldindan tasdiqlangan kredit karta ilovalari
Hisob raqamlarini, kredit karta raqamlarini yoki boshqa identifikatsiyalanadigan ma'lumotlarni tekshirgandan so'ng olish
Soliq shakllari
Transkriptlar ularga tegishli ma'lumotlarni aniqlab beradi
Sayohat marshrutlari
Aviachiptalar bileti
Kommunal to'lovlar (telefon, gaz, elektr, suv, kabelli televidenie, internet)
Ushbu hujjatlarni tekshirish uchun zarur bo'lgan moslashuvchan fayl tizimiga ega ekanligingizni tekshiring va kerak bo'lmaganda ularni parchalashingiz kerak.
O'zingiz saqlamoqchi bo'lgan har qanday narsa, harakat qilish, tashkil etish va topshirish kerak. Mening uyga murojaat qilish tizimini yoqtiraman.