7 ta qadamda uyni tartibga solish tizimini qanday tashkil qilish kerak

01dan 07 gacha

Qanday qilib siz uchun doimiy ishlaydigan qog'ozni saqlash + saqlash tizimini sozlash

Bu kurash haqiqatdir: hujjatlarni boshqarish va qog'oz taqiqlash - chuqurlikdir. Shuning uchun siz haqiqatdan ham foydalanishingiz mumkin bo'lgan sodda va to'g'ridan to'g'ri hujjatlashtirilgan tizimni yaratish juda muhimdir. Bugun, biz birgalikda shunday qilamiz.

Maqsad

Hayotingizning qolgan qismida aslida foydalanadigan uy-ro`yxatga olish tizimini qanday tashkil etishni bilib oling. Turmush tarzi o'zgarishlariga moslashish uchun moslashuvchan bo'lishi kerak va sodda bo'lishi kerak, shuning uchun uni aslida ushlab turasiz.

Sizga nima kerak

• Filial yoki fayl qutisi
• Hanging fayl papkalari (yuqorida tasvirlangan bu rangli narsalarni yoqtiraman)
• Ish stoli fayl egasi
• Shredder
• Qayta ishlash binosi
• Fayl papkalari
• Label maker yoki qalam

Xronologiya

Bu bir hafta oxiri loyihasi. Biz buni ish kuni / maktabni uzoq kundan keyin boshlashni tavsiya qilmaymiz. Buni shanba yoki yakshanba kuni ertalab bir chashka qahva yoki choy bilan qurollaning va buni amalga oshirishga boshlang.

02 ning 07

Barcha hujjatlarni bir joyga to'plang

Uy-ro`yxatga olish tizimini yaratishda birinchi qadam sizning fayllaringiz va qog'ozlaringizni bir xil joyga ayirish, shuning uchun siz saralash, qayta ishlash va parchalashingiz mumkin. Barchasini bir joyda saqlash quyidagi afzalliklarga ega:

1. Bu sizning vazifangizga e'tiboringizni qaratadi. Qachon urinib ko'rsangiz Sizni qiziqtirmaslik (topshirish kabi), boshqa yangi loyihani boshlash va boshlash uchun biron-bir uzrli vazifani bajarish. Agar sizning barcha materiallaringiz (bu erda ko'rsatilgan) va barcha qog'ozlaringiz bir joyda bo'lsa, sizda hech qanday uzr yo'q, lekin uni qazishingiz kerak.
2. Siz yanada batafsilroq bilib olasiz. Uyingizda oldinga siljish qilish sizning vazifangizni kir yuvish xonasida unutilgan qog'ozlar to'plamini topganingizdan keyin bir necha haftadan so'ng takrorlashingizga to'g'ri kelmaydi.

Hujjatlarni qidiradigan bir nechta joy (sizning aniq stol tortmasidan tashqari, filtrlar va pochta xujayralari):

1. Mehmonhona. Hujjatlar yashash xonasida to'planishga moyil, chunki biz ular bilan nima qilishni bilmaymiz. Shuning uchun siz har doim siz qog'ozga pochta qutisida nima qilish kerakligiga ishonchingiz komil emas.
2. Choyshablar . Orqa yuzlar, ishchi sumkalar, qo'l yukxalta, sport sumkasi va bavullar.
3. Oshxona. Qog'oz qoziqxonalarida oshxonada ovqatlanishning bir yo'li bor. Buning sababi, oshxona eshikdan yura boshlaganimizda birinchi bo'lib biz birinchi o'rinda turamiz.

Shunday qilib, barcha hujjatlarni yig'ing va keyin ...

5 ta qoziqni yaratadigan qattiq sirt bilan yaxshi joyni tanlang. Bu oshxona stoli, mehmon xonasining yotog'i yoki stolingiz etarlicha katta bo'lsa, bu sizning ishingiz. Agar sizda etarli darajada sirt bo'lmasa, zamin ham ishlaydi.

Agar sizda juda ko'p qog'ozlar mavjud bo'lsa, sizning qoziqlaringiz ag'darib tashlanishi mumkin, keyin qutilar yoki hatto karton qutilarini qo'llang. Ularga ularni ajratish va xatolardan qochish uchun ularni belgilang - masalan, o'tgan yilgi soliq hisobotini tasodifan "qayta ishlash" qutisiga tashlash kabi.

03 ning 07

Besh toifaga qog'ozlaringizni ajrating

Endi biznesga kirish vaqti keldi. Siz har bir qog'ozga tegib, bu haqda qaror qabul qilishingiz kerak.

Qoida: Har bir qog'oz varaqasi haqida qaror qabul qilishingiz kerak . Bu 5 ta toifaga kiradi:

1. Ishlov berish: hujjatlarni ko'rib chiqish va keyin bekor qilish kerak. Quyida "uy-joy" deb nomlangan kategoriya bilan bog'liq narsalarni aralashtirmang. Uy hujjatlari doimiy ravishda topshiriladi, Amaldagi fayllar bir marta ishlatiladi va keyin bekor qilinadi.
   Misollar: taklifnoma, avtoulov chiptalari, uchrashuv eslatmalari, uy vazifalari, veksellar va boshqalar.

2. Arxiv: Siz qog'ozga osishingiz kerak bo'lgan hujjat yoki hujjatlar, lekin yiliga bir yoki ikki martadan ko'proq ma'lumotnoma yoki ma'lumotlardan foydalanishga hojat yo'q.
   Misollar: soliq deklaratsiyalari, meditsina yozuvlari, akademik yozuvlar, hakamlar brigadalariga, ishlarga, lizingga, kontraktlarga va hokazolar.

3. Uy-joy: Bu sizning uyingizni (va hayotni) saqlab qolish uchun foydalanadigan qog'ozlar.
   Misollar: kuponlar, retseptlar, foydalanuvchi qo'llanmalari, bu yilgi soliqlar bo'yicha tushumlar, yaqinlashib kelayotgan sayohatga oid hujjatlar va boshqalar.

4. Orqaga aylantirish: Yuqoridagi toifalarga kirmasdan va shaxsiy ma'lumotga ega bo'lmagan hujjatlar va hujjatlar.
   Misollar: Muhim bo'lmagan pochta, siz endi qiziqmagan seminarlar, gazetalar, jurnallar, sizga kerak bo'lmagan eski uy vazifasi, konvertlar va boshqalar.

5. Parchalanish: 1-3 toifalarga bo'lmay, lekin shaxsiy identifikatsiyalash ma'lumotlarini o'z ichiga olgan hujjat va hujjatlar.
   Misol: Kredit kartalari bo'yicha takliflar, eski bank hisobvaraqlari, schyotlar va boshqalar.

04 dan 07 gacha

Declutter + Sizga kerak bo'lmagan hujjatlar va fayllarni bekor qilish

Eng katta qoziq qayta ishlanadi. Ularning dastlabki ishlashi - bu erda imkon qadar tezroq ishlayotgan qog'oz miqdorini kamaytirishdir.

Keyinchalik, parchalarni parchalash - bu sizning ismingiz va manzilingizdan tashqarida aniqlaydigan biror narsani o'z ichiga olishi kerak.

Shu bilan bir qatorda, konteyner do'konidagi sizning identifikatoringiz rolini himoya qilish juda qimmatga tushadi va siz shredder murabbiyiga ega bo'lganlar uchun juda qulaydir. Shu tarzda siz o'zingizning identifikatoringiz ma'lumotlarini joylashtirib, elektron pochta va hujjatlarni parchalanishiga emas, balki shaxsiy ma'lumotlar bilan qayta ishlashingiz mumkin.

Endi siz bekorga tashlandingiz, tizimni o'rnatish uchun tushish vaqti keldi, ya'ni:

1. Foydalanish oson, shuning uchun siz aslida uni ishlatasiz;
2. Hayotiy o'zgarishlarni va yangi loyihalarni amalga oshirish uchun etarlicha moslashuvchan; va,
3. Xavfsiz narsalarni topishingiz kerak bo'lsa, uni toping.

Bu yerdagi chiroylik sizning uyingiz yoki ofisingizdan kelgan va tashqariga chiqadigan qog'oz miqdoriga qarab, bu toifalarga bo'linib ketishi mumkin.

05 dan 07 gacha

Uyga topshirish tizimi uchun arxiv faylini o'rnating

Arxiv faylingizga qaysi hujjatlarni olishni tanlash ancha osondir. Bu sizning eng muhim hujjat. Ular siz va oilangiz borligini isbotlaydilar, soliqlarni to'laydilar, o'z uylaringiz va mashinalaringizni to'ldirishadi, kollejni tugatib, pasport yoki viza bilan mamlakatdan chiqib ketishlari mumkin. Agar siz biznes egasi bo'lsangiz yoki bir nechta mulkka egalik qilsangiz, bu fayl hajmi yanada kattaroq bo'ladi.

Bu faylda saqlanadigan asosiy ma'lumotlar ro'yxati:

• soliq deklaratsiyalari
• tibbiy yozuvlar
• ilmiy yozuvlar
• sudyalik lavozimiga tayinlanganingizni isbotlash
• harakatlar
• lizing
• shartnomalar
• pasportlar
• shuning uchun shaxsiy xavfsizlik kartalari
• bandlik yozuvlari
• suvga cho'mish sertifikatlari
• hayotni sug'urtalash / pensiya hujjatlari

Ushbu qog'ozlarni fayl papkasida etiketli papkalarda saqlang. Xavfsiz holga keltirish uchun ko'proq "narsalar" sotib olgandan so'ng yong'inga qarshi qutini sotib oling.

oldingizda tez-tez foydalanadigan fayllarni (bir necha marta) saqlang. Bu makonni tashkillashtirishga urinishlarga qarshi turing, chunki agar siz juda aniq bo'lsa, u haqiqatan ham haqiqatan ham kerak bo'lgan narsalarni topishda qiyinlashadi. Odatda, siz Arxiv faylingizga kirsangiz, chindan ham, bu qog'ozli qog'ozga muhtoj bo'lib, uni iloji boricha osonroq bajaring.

Mana mening toifalarim:

• Akademik
• Avtomobil
• Bandlik
• Moliyaviy
• Sog'liqni saqlash
• ID
• Sug'urta
• Ko `chmas mulk

Ularni alifbo tartibida tashkil qiling, lekin ID faylini oldindan saqlang. Bu sizning tug'ilganlik to'g'risidagi guvohnomangiz, pasportingiz, ijtimoiy xavfsizlik kartasi va baptism sertifikati kabi narsalar. Bu sizning turmush o'rtog'ingiz uchun litsenziyani saqlab turishingiz kerak.

Ushbu hujjatlarni saqlash uchun, $ 50 dan kam bo'lgan, yuqori qiymatdan iborat bo'lgan Oliy Xavfsizlik Shartnomasini diqqat bilan ko'rib chiqing. Boshqa variant esa - yuqori himoyalangan retsept quti. Bu tibbiy asbob-uskunalar uchun mo'ljallangan, ammo osonlik bilan bir nechta yo'qolgan hujjatlarni osongina ushlab turishi mumkin.

Siz o'zingizning DIY-ni o'zingizning faylingiz bilan o'rnatishingiz yoki FileSolutions Home Dosyalama tizimidan foydalanishingiz mumkin.

* Ushbu fayllarni yo'qotsangiz, ro'yxatga olish organlari, shahar / shahar kotibi, akademik institutlar va hokazolardan nusxa olish uchun juda ko'p pul sarflashingiz mumkin, shuning uchun $ 50 qiymatli, aqlli sarmoyadir.

07 of 07

Uy faylini tashkil qilish

Sizning uyingizda saqlab qolish kerak bo'lgan narsalar uchun yaxshi bosh qoida bu: Faylni kelajakda kerak bo'lishi mumkin bo'lgan narsalar, ammo hozirgi vaqtda Arxiv faylingizga tegishli bo'lmagan amallar qilish shart emas. O'zingizning uydagi faylingizdan ("Uy ishi kitobi" deb nomlangan) misol sifatida foydalaning, shuning uchun siz ushbu faylda nima saqlash kerakligi va nima bo'lmasligini yaxshiroq bilib olasiz.

Birinchidan, fayl qutisi yoki qutisi o'rniga, bo'limlar bilan bog'lovchi yaratdim, keyin kuponlar va sovg'a kartalari kabi narsalarni saqlash uchun cho'ntaklar o'rnatdim. Ushbu biriktirgichdan foydalanishingiz mumkin va quyidagilar uchun bo'limlar mavjud:

• Kuponlar / guruhlar
• Sovg'a kartalari
• Yaqinlashib keladigan sayohat / sayohat uchun hujjatlar
• Men yuborgan arizalar va chekimni qaytarishni kutmoqdaman
• Qurilma yoki buyumning katta qismi kabi katta chiptalarga buyurtmalar
• Barcha mukofot kartalari uchun cho'ntagingiz bor
• Siz ishlayotgan kelajakdagi loyihalar uchun eslatmalar va materiallar
• Ta'riflar *
• Soliqlar tushumlari
• Avtomobil / uy / ijarachining sug'urta polislari

Ehtimol , ularning ko'pchiligini Evernote hisobiga tekshirishingiz mumkin , ammo keyinchalik kerak bo'lganda uni qayta chop etishingiz kerak, shuning uchun uni ushbu daftarga yozib oling va uy ish kitobini kiriting.

* Bir kun qaytib kelmoqchi bo'lgan retseptlar uchun alohida faylni saqlang, ammo yo'q.

07 of 07

Harakat faylini o'rnatish

Faoliyat faylida siz harakat qilishingiz kerak bo'lgan hujjatlarni ko'rib chiqishingiz kerak. Doimiy ravishda yoki uzoq muddatli (bir oydan ortiq) topshirilishi kerak bo'lgan har qanday hujjatlar yoki qog'oz, ehtimol o'zingizning uyingizda bo'lgan faylga tegishlidir.

Ro'yxatdan o'tish fayllari:

• Bir marta ishlatish va keyin tashlab ketish; yoki,
• Faollashtirish uchun kutayotgan fayllar.

Ayniqsa, ushbu qog'ozlarni ushlab turish uchun bir quti foydalaning va biz buni tavsiya qilamiz. To'q rangli rangni tanlang, chunki u ajoyib rang va tafakkur, siz kamida haftasiga bir marta qutiga o'tishingiz mumkin. Bu sizning Inbox ilovasida pochta boshqaruviga yordam berish uchun ham ikki baravar bo'lishi mumkin.

Action faylida nima qilish kerakligi haqidagi misollar:

Kiruvchi xat:

• Pochta orqali olgan har bir narsa ushbu faylda joylashgan
• Kimdir sizni qo'lingizga topshirsa, sizning sumkangizni ushlab, ushlab turasiz

Kalendar elementlari:

• Kelgusi tadbirlar va ular bilan birga kelgan har qanday yo'nalish yoki javob kartalari uchun taklifnomalar
• To'lovlarni to'lash va keyinroq parchalash yoki qayta ishlash
• Imzolanish uchun ruxsatnomalar
• Uchrashuv eslatmalari

To'lanishi kerak bo'lgan mahsulotlar:

• To'lov uchun avtoulov biletlari
• To'lovlarni to'lash

Sizning kutayotgan narsalaringiz:

• Yaqinda siz sotib olgan har qanday narsa uchun siz keladigan qaror. Misol uchun, agar Amazondan to'plamni olsangiz, siz mahsulotni ishlab chiqmasa va uni qaytarib olishingiz kerak bo'lsa, mahsulot qutisini bu kassaga tashlaysiz. Siz olgan boshqa paketlar uchun Ditto.
• Siz kutgan narsalar uchun kirishlar. Masalan, sug'urta kompaniyasiga faturani yuborgan bo'lsangiz va to'lovni kutmoqdasiz, bu faylda bo'ladi. Agar biror narsangizni qaytarib bergan bo'lsangiz va qaytarib olishni bank deklaratsiyasida yoki kredit kartangizda ko'rsatilsa, kuting.

Ushbu faylni boshqa toifalarga ajratishingiz mumkin, ammo bu qutidagi hamma narsani olib tashlash va haftada bir, ikki yoki uch marta uchraydi. Shu nuqtada siz endi kerak bo'lmagan narsalarni qayta ishlashingiz yoki parchalashingiz, Arxivga yoki Uyga tegishli narsalarga faylingiz va javob berishingiz kerak bo'lgan har qanday ishni bajarishingiz mumkin. Maqsad bu faylni iloji boricha kamroq ushlab turishdir.

Lekin ... bu faktlar bu faylni kamida haftasiga bir marta, ko'pincha tez-tez ko'rish kerak. Ushbu vazifani shaxsiy haftalik tartibga solingan tartibga qo'shishni maslahat beraman, shuning uchun hujjat topshirayotganda va haftada bir marta qog'ozlarni ozgina miqdorda saqlayapsiz