Mening kunlik ishimda aloqa sohasida ishlayman, asosan notijorat tashkilotlari uchun. Men qilayotgan ishning bir qismi ichki va tashqi aloqalar uchun strategiyamizni ta'minlashni o'z ichiga oladi. Bu, shuningdek, mening tashkilotim kelgusi olti oy ichida amalga oshirishni rejalashtirayotgan ofis harakatini rejalashtirishni ham o'z ichiga oladi.
Siz ofisni rejalashtirish uchun juda ko'p qadamlar bor deb o'ylashingiz mumkin bo'lsa-da, siz hatto aloqa haqida mulohaza yuritish uchun vaqtingiz yo'qligini bilishingiz mumkin, albatta, siz ham, ishchilarni ham, mijozlarni ham xabardor qiladigan mustahkam strategiya yaratish uchun bir-ikki kun kerak bo'ladi. kelgusi o'zgarishlar haqida .
Ishchilar bilan boshlaymiz, chunki ular harakatdan bevosita ta'sir ko'rsatmoqda .
Ichki aloqa ushbu asosiy xabarlarni o'z ichiga olishi kerak:
- Vaqtni aniq bir vaqt oralig'i: harakatlarning barcha asosiy bosqichlarini sanab qo'ying.
- Qadoqlash ko'rsatmalari: xodimlarni ko'chirish uchun idoralari yoki idishni qanday to'plash bo'yicha ko'rsatmalar beradi. Bu qadoqlash materiallari qaerdan olinishi, qadoqlash va belgilangan muddatlar uchun mas'ul bo'lgan narsalarni o'z ichiga olishi kerak.
- Har qanday ofisni yopish haqida oldindan ogohlantirish : ko'chib o'tish paytida siz ofis uskunalarini va mebellarni so'nggi qadoqlash va ko'chirishni ta'minlash uchun idorani yopishingiz kerak bo'ladi. Xodimlaringiz ushbu sanalarning xabardorligidan va biznes davomida qanday davom etishi va qanday qilib ish jadvali va ish yukiga qanday ta'sir qilishi haqida bilib oling.
- Yangi ofis rejasi: Xodimlar yangi maydonning qanday ko'rinishini va ofislarning qanday tashkil etilishini erta bilishni xohlaydi. Ular hali ham o'z joylariga ega bo'ladimi, yoki hozirda kubik yoki ochiq maydonchada bo'lishadi? Xodimlarga ish joyining qanday o'zgarishi mumkinligi haqida xabar berishning yo'lini yaratganingizga ishonch hosil qiling.
- Yangi manzil, mashinalar va transport vositalarini tanlash: Yangi maydonga kerakli bo'lgan barcha ma'lumotlarni yangi joyga etkazib berishni ta'minlash uchun xodimlarga taqdim eting.
Barcha kalit xabarlarni aniqlagandan so'ng, ushbu xabarlarni etkazib berishni eng yaxshi deb belgilashingiz kerak. Siz foydalanadigan usul xabar turiga qarab belgilanadi.
Masalan, vaqt jadvalini sizning kompaniya intranetingiz orqali osonlik bilan etkazib berishi mumkin; bunda ofislarni yopish eng yaxshi savollarni so'rash va javob berish uchun xodimlar yig'ilishida taqdim etilishi mumkin.
Xodimlarga maqsadlarni etkazish usullari:
- Intranet: Intranetga ega bo'lgan kompaniyalar yoki tashkilotlar uchun bu ko'pincha xabarlar uchun eng yaxshi platformadir. Barcha xodimlarga yetkaziladigan fayllar va axborotlarni osonlik bilan yangilash imkonini beradi.
- Yig'ilishlar uchrashuvi: qanday xabar bo'lishidan qat'i nazar, xodimlar uchrashuvlari ma'ruzalar qilish uchun yaxshi joy va mutaxassislarga to'liq muhokama qilish imkoniyatini beradi. Uchrashuv vaqtidan foydalanishingiz mumkin, shuning uchun ular qanday ma'lumotlarga ega bo'lishlarini ko'rib chiqadilar, shuning uchun xodimlar ular haqida xabardor qilinishini biladi.
- E-pochta: elektron pochta xabari oson bo'lsa-da, ma'lumotni o'tkazishning eng yaxshi usuli emas. Odamlar kerak bo'lganda ma'lumotni topa olmaydigan juda ko'p elektron pochta xabarlarini jo'natishni xohlamaysiz. E-pochtani ishlatsangiz, ma'lumotni qayerda qaerdan olishlari haqida odamlarga xabar berish uchun faqatgina foydalanganligingizga ishonch hosil qiling.
- Umumiy papkalar : Agar sizda intranet bo'lmasa, u holda tarmoqdagi har qanday kishiga kira oladigan umumiy papka yaratib, odamlarning kirishni xohlagan ma'lumotni saqlashning keyingi eng yaxshi usuli.
- Bo`linma taxtasi: ma'lumotlarning joylashtirilishi bo`lgan jismoniy makon, bajarilishi kerak bo`lgan narsa. Odamlar uni tez-tez tekshirib ko'rishlari mumkin emas, shuningdek odamlar o'z tashvishlarini yig'ish va muhokama qilishlari mumkin bo'lgan joyni ham beradi.